رؤيــــــة العمادة

الريادة في تحقيق أعلى معايير الجودة في خدمات القبول والتسجيل وفق أحدث الأساليب والنظم الإلكترونية الحديثة، والتميز في الخدمات المقدمة واستقطاب أفضل الطلاب للجامعة بما يسهم في بناء المجتمع .

رسالة العمادة

• الكفاءة والتميز في أداء جميع عمليات القبول والتسجيل والإرشاد بجودة وشفافية وعدل بين الطلبة، من خلال الاستخدام الأمثل للتقنيات الحديثة، وتوافر أنظمة عمل ذات جودة عالية، ودعم منظومة الإرشاد الأكاديمي، وتطبيق سياسات ومعايير واضحة تضمن تحقيق الشفافية بين الطلبة، وتسهم في تطوير الأداء الجامعي.

الأهداف الاستراتيجية للعمادة

• خدمة الطالب منذ قبوله في الجامعة وأثناء دراسته حتى تخرجه من الجامعة.
• تطوير آليات ومعايير قبول الطلاب والطالبات داخل أمريكا وعبر الأون لاين.
• تحقيق الجودة والمساهمة في الاعتماد وفق معايير الجودة الشاملة لجميع الخدمات والأعمال التي تقدمها العمادة.
• تطوير جميع خدمات العمادة إداريا وتقنيا لتواكب مستجدات العصر ومتطلبات المستقبل لتقدم أفضل الخدمات للطلاب وأعضاء الهيئات الأكاديمية والكليات والمراكز والمجتمع.
• تطوير آليات ومعاير القبول والتسجيل للطلاب داخليا وخارجيا بكافة السبل للوصول إلى رؤية العمادة المستقبلية وتحقيق رسالتها.
• حوسبة جميع أعمال القبول والتسجيل، والارشاد الأكاديمي، وتقديمها لجميع منسوبي الجامعة.
• استقطاب أفضل الطلاب والطالبات إلى الجامعة من خريجي المرحلة الثانوية والجامعية.
• توعية الطلاب بلوائح وأنظمة الدراسة، والاختبارات بمختلف كليات الجامعة.

الوحدات التابعة لقسم القبول والوثائق

• وحدة القبول
• وحدة الوثائق وخدمة الطالب
• وحدة قبول طلاب المنح

أهداف قسم القبول والوثائق

• تنفيذ سياسة الجامعة بالقبول والتنسيق مع كليات الجامعة لمرحلة القبول من حيث الأعداد والشروط المطلوبة لكل كلية بما يتفق وسياسة الجامعة.
• متابعة عملية القبول الإلكتروني ونتيجة القبول النهائية وإدخال بيانات الطلاب في النظام الأكاديمي.
• تنسيق عملية التحويل من خارج الجامعة حسب الضوابط المنظمة لها.
• التدقيق على ملفات الطلاب المقبولين وحفظها في الأماكن المخصصة حسب الضوابط المنظمة لعملية استلام وتدقيق وحفظ الملفات في القسم بعد تثبيتها في النظام الأكاديمي وتسجيل الأرقام الجامعية عليها.
• متابعة وحل مشاكل الطلاب المقبولين.
• تنظيم إجراءات قبول الطلاب والطالبات من طلاب المنح حسب المنح المخصصة.
• قبول الطلاب الزائرين من الجامعات الأخرى للدراسة بالجامعة الإسلامية بمنيسوتا.
• تنفيذ الانسحاب من القبول للطلاب المقبولين الذين ينسحبون في بداية الدراسة.
• الرد على إيميلات الطلاب واستفساراتهم من خلال البريد المخصص للقبول
• اقتراح الخطط لسير العمل وتطوير وتبسيط إجراءاته

الوحدات التابعة لقسم التسجيل

• التسجيل والشؤون الأكاديمية
• المعادلات
• شؤون الخريجين

أهداف قسم التسجيل

• دراسة الخطط المستحدثة من الكليات والأقسام المعنية وإبداء ملاحظات العمادة عليها من النواحي الفنية والأكاديمية وإرسال هذه الملاحظات إلى وحدة المناهج والخطط.
• تحديث الخطط والمقررات الدراسية على الحاسب الآلي بعد إقرارها.
• تحديث الأقسام والتخصصات على الحاسب الآلي بعد إقرارها من جهات الاختصاص.
• متابعه وتحديث الخطط ووضع الضوابط والقيود لها بما يكفل عملية التسجيل وفقا لمتطلبات الكليات سواء للمقررات أو المستويات.
• ارسال نسخ للجداول والخطط إلى الكليات للتعديل عليها.
• متابعة الكليات بشأن تحديث الجداول الدراسية واستخراج تقارير الأخطاء واشعار الكليات بها ووضع الحلول المناسبة لمعالجة تلك الأخطاء.
• التنسيق مع كليات الجامعة بعمل الصيانة النهائية للجداول الدراسية استعداداً للتسجيل النهائي.
• حذف التسجيل التجريبي من قاعدة البيانات.
• إعداد جداول الاختبارات النهائية وقوائم التعارض في الاختبارات للطلاب والطالبات والتنسيق مع الكليات بشأن معالجة ذلك التعارض.
• تسجيل الطلاب الزائرين من خارج الجامعة.
• إلغاء المادة التي يقل عدد المسجلين بها عن الحد المسموح به لفتح المادة.
• إعداد التقويم الدراسي المقترح للعام القادم.
• طباعة السجل الأكاديمي الرسمي للخريجين والمنتظمين والمنقطعين وتحصيل الرسوم الخاصة بذلك.
• إعادة طباعة الوثيقة ( تعديل - مفقود - تالف ) وتحصيل الرسوم الخاصة بذلك.
• إصدار وثائق ( الدكتوراه - الزمالة - الماجستير ) بعد موافقة مجلس الجامعة على منح الدرجة .
• تسليم الشهادات الحائطية ( بكالوريوس- ماجستير - دكتوراه ) للخريجين
• تعديل الأسماء لجميع طلاب الدرجات العلمية باللغة العربية حسب " الهوية الوطنية " والإنجليزية حسب " جواز السفر " .
• الرد على الاستفسارات الخارجية بشان صحة بيانات الخريج في سجلات الجامعة .
• المساهمة في إعداد دليل الخريجين كل عام .
• المساهمة في التجهيز لحفل التخرج وإعداد قوائم الخريجين والمتوقع ومراتب الشرف .
• التصديق على صور وثيقة التخرج.
• تجهيز مذكرتي التخرج للأعداد المتوقع تخرجهم لمنحهم الدرجة من مجلس الجامعة والمتخرجين فعلياً لإحاطة المجلس( بكالوريوس ، دبلوم عالي ، دبلوم ، مشارك ) .
• توزيع وثائق التخرج والسجلات الأكاديمية على الخريجين نهاية كل فصل دراسي بالتعاون مع أقسام العمادة .

الوحدات التابعة لقسم تدقيق البيانات

• وحدة التدقيق
• وحدة المعلومات والحاسوب

أهداف قسم تدقيق البيانات

• متابعة الحالات الأكاديمية للطلاب والطالبات المنتظمين في الجامعة لمراحل البكالوريوس.
• دراسة حالات الطلاب الذين لديهم موافقات من مجالس الكليات على منحهم فرصة او طلب إعادة قيد و تنفيذ الحالات التي تنطبق عليهم الشروط وعرض الحالات التي لا تنطبق عليها الشروط على لجنة المشاكل الطلابية.
• متابعة وتنفيذ قرارات مجلس الجامعة للطلاب الذين لديهم موافقة على الفرص الاستثنائية.
• تنفيذ قرارات لجان تأديب الطلاب.
• استلام استمارات المعادلات الداخلية والخارجية والتدقيق عليها، وإرسالها لقسم المعادلات للتنفيذ .
• متابعة وتنفيذ التحويل من داخل الجامعة.
• إعداد خطابات الطلاب الزائرين وإدخال بياناتهم في النظام الأكاديمي.
• تزويد الطلاب بتعريف عن وضعهم الأكاديمي.
• اصدار نماذج تحديد المستوى الدراسي للطلاب.
• استلام كشوف رصد الدرجات النهائية من قبل وحدة الكنترول.
• التدقيق على الطلاب والطالبات المتوقع تخرجهم.
• تخريج جميع طلاب وطالبات الجامعة لدرجات البكالوريوس وطباعة وثائقهم.
• ادارة وتشغيل اليوابة الأكاديمية وتـوفير الدعم الشامل والمستمر للكليات والمستخدمين في جميع الأمور المتعلقة به .
• تجهيز الفصول الدراسية على النظام وإجراء متابعة عمليات التسجيل الآلي الكبرى لجميع طلاب الجامعة.
• إجراء عمليات الاحتساب الجماعي للمعدلات التراكمية للطلاب.
• العمل على تحسين شاشات ومخرجات النظام الأكاديمي ومتابعة التطويرات والتعديلات الخاصة به.
• متابعة سير الخدمات الجديدة المقدمة على النظام الأكاديمي ومتابعة جودة تقديمها بالطريقة التي تحقق وظيفتها.
• إرسال الرسائل التنبيهية للطلاب وللكادر التدريسي عن جميع الأحداث والمتغيرات المهمة
• ادارة شبكة العمادة ،حيث يوجد الخـادم الرئيسي للـعمادة في قـسم الحاسـب الآلي والذي يحتـوي على مجـلدات وملفات خاصـة لكل قسم من أقـسام العـمادة ويتم الدخول عليها وفق صلاحيات محددة.
• إدارة خادم خـاص بنـظام الأرشـفـة الإلـكترونـية ، وهو عبـارة عن نـظام للـسجـلات الأكـاديـمـيـة للطلاب والطالبات القدامى.